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martes, octubre 14, 2014

Daily Stack, una torre ToDo

Curiosa forma de controlar nuestra actividad diaria:


Daily Stack from Anders Højmose on Vimeo.


Es una creación de Sebastian Rønde Thielke y Anders Højmose.

Daily Stack consists of a base device and a collection of wooden bricks in different shapes and colours. The bricks represent different kinds of tasks and time-intervals. By adding a brick to the base you commit yourself to the task and time span that the selected brick represents. Daily Stack communicates with an desktop widget on your computer that enables you to keep track of your time and tasks in progress. It also enables you to browse through your past and and compare your days in a colourful informative pattern.

Conceptualmente brillante, pero me parece poco práctica.

domingo, agosto 04, 2013

Tablas dinámicas en Excel

Hace algún tiempo comentaba que es importantísimo conocer las aplicaciones que manejamos habitualmente en nuestro trabajo.
Si son usuarios de Excel, estoy casi seguro de que estarán de acuerdo conmigo en que saber utilizar Tablas Dinámicas marca una clara diferencia de nivel. Pueden ahorrarte mucho tiempo. Y, más importante, te permite elaborar informes complejos, dinámicos y fiables.

Enredando un poco en Youtube he encontrado un vídeo realizado por Ángel González, profesor del CEF, en el que explica cómo se elabora una Tabla dinámica.



Estoy absolutamente de acuerdo con él cuando afirma que con las Tablas Dinámicas lo más importante es tener claro lo que quieres. Yo recomiendo diseñarla primeramente en un papel, al menos hasta que se tenga cierta soltura con esta herramienta.

sábado, junio 16, 2012

La verdadera productividad

Ser más productivo es irse antes a casa
Berto Pena 

¿Alguien puede mejorar esta definición de productividad? Creo que no.

Parece mentira que a estas alturas las empresas prefieran horas en el trabajo a la verdadera productividad. Me explico. Suele creerse en la mayoría de las empresas que la persona que pasa más tiempo en la oficina es mejor trabajador que aquel que cumple a rajatabla con su horario. Una falacia, vamos.

La frase de Berto Pena está sacada de este interesantísimo video:

 

domingo, diciembre 18, 2011

domingo, noviembre 07, 2010

Lo digo o no lo digo

Siempre he leído que si quieres cumplir un objetivo personal lo mejor es que lo hagas público. La razón es sencilla: al airear tus metas estás comprometiéndote públicamente. Has creado una obligación frente a terceros.
Suena razonable, ¿verdad?

Pues parece que no, no lo es.
Derek Silvers nos lo explica en esta charla para TED. Recuerden que pueden activar los subtítulos:



Les remarco la frase:
[Al decirlo públicamente] La mente en cierto modo siente que eso ya se ha logrado. Y entonces, dado que uno ya experimentó esa satisfacción, uno está menos motivado para hacer el difícil trabajo real que se necesita



Vía Lifehacker

domingo, septiembre 19, 2010

Sumas y restas

Elimina el lastre porque todo lo que no suma, resta.

Interesantísimo post de Berto Pena en Thinkwasabi sobre las bases de una buena productividad personal.

Creo que vale la pena dedicarle al asunto unos minutos a la semana. Tanto nuestra vida laboral como personal lo merecen.

viernes, marzo 26, 2010

Dos minutos

DosMinutosDedico últimamente bastante tiempo a leer sobre Productividad Personal -bastantes blogs y algunos libros- pero este interés no suele verse reflejado en este blog. Y creo que sería interesante que les empezara a hablar del tema porque ello me obligaría a sintetizar/resumir toda la información.

Empezaré por un concepto muy, muy sencillo pero tremendamente eficaz: la regla de los dos minutos.
Hagamos inmediatamente aquellas tareas que no nos llevan más de un par de minutos.

Pongamos unos ejemplos:
  • Tenemos un email en el que nos piden dar/confirmar unos datos. Si tenemos un fácil acceso a dicha información, hagámoslo inmediatamente.
  • Confirmar la asistencia a un evento.
  • Realizar/responder una llamada de teléfono.

La idea que subyace tras este principio es que es preferible hacer ciertas cosas inmediatamente que posponerlas. Veamos las razones:
  1. Ahorro de tiempo. Posponer una tarea implica tener que gestionarla ( apuntándola en la lista de tareas, por ejemplo). Pues bien, para estas tareas ese tiempo de gestión es más o menos el mismo tiempo que se tarda en hacer la tarea.
  2. Estas pequeñas tareas son carne de cañón para la procrastinación. Haciéndolas ahora mismo nos las quitamos de encima y evitamos complicaciones.
    Un ejemplo. Si no llamo para confirmar asistencia es probable que me quede sin plaza.


Más información sobre este concepto ☞


sábado, febrero 27, 2010

Mantra Productividad

One thing at a time. Most important thing first. Start now

Una cosa a la vez. Primero lo más importante. Empieza ahora.

Desde mi punto de vista le falta la guinda final :
¡ Termínalo !



Vía ☞ Lifehacker

sábado, enero 16, 2010

Porqué no uso agenda

agenda
Leyendo el artículo de El Canasto: ¿Cómo organizas la agenda este año? he recordado porqué dejé de utilizar una agenda como forma de organización personal.
Sí, supongo que como la mayoría de personas, utilizaba la típica agenda diaria de sobremesa para apuntar todas mis tareas. El procedimiento era sencillo:
  • Lo primero que hacía todas las mañanas era mirar la agenda y ver todo lo que tenía pendiente.
  • Apuntaba las nuevas tareas que iban surgiendo a lo largo del día.
  • Al terminar el día volvía a reubicar/reescribir todas las tareas pendientes para el día siguiente.

Pero la realidad me superaba. La mayoría de las veces no lograba hacer nada de lo estipulado. ¡ Y eso que no apuntaba las tareas rutinarias/ repetitivas!
Si me daba cuenta de que ciertas tareas estaban en la agenda mucho tiempo - vamos, que lo único que hacía con ellas era marearlas/pasarlas de un día a otro- me las ponía como prioridad para el día siguiente.
Había días en los que lograba deshacerme de varias tareas, pero no era más que un espejismo.
Lo peor de todo era que al final del día, mientras apuntaba las tareas pendientes, tenía la sensación de no haber trabajado lo suficiente, de no haber cumplido con mis obligaciones.
Decidí abandonar definitivamente la agenda y probar otros métodos.

Así que estoy totalmente de acuerdo con los consejos de El Canasto:
Usa el calendario sólo para acciones fijas

En la agenda deberíamos señalar únicamente las citas/eventos que deben hacerse obligatoriamente un día determinado. Son obligaciones con terceros ineludibles. Por ejemplo:
  • Reuniones,
  • Eventos con día fijo:exámenes, citas con el médico...
  • Fechas tope: (Declaración de la Renta, presentación de trabajos...)
  • y cómo no, Recordatorios de cumpleaños y aniversarios.

Para esto último utilizo Google Calendar, una herramienta que me parece muy sencilla y que me da un resultado inmejorable.

viernes, septiembre 04, 2009

Tiempo y dinero

Jeroen pedía a los lectores de El Canasto su mejor consejo sobre productividad. Desde mi punto de vista, este es el ganador:
El tiempo es como el dinero, si quieres sacarle el máximo provecho, tienes que aprender a invertirlo


sábado, agosto 15, 2009

Porqué somos analógicos


Acabo de leer en complex.com una de las mejores explicaciones del porqué preferimos un lapiz y un papel - lo analógico - a un teléfono de última generación:
Your phone knows your schedule better than you do, but it can’t offer the joy of crossing an item off your to-do list. For that, we go analog.

Tu teléfono sabe tu planificación mejor que tú, pero no puede transmitirte la alegría de tachar un item de tu lista de tareas.

En particular, yo tacho la tarea con rotulador rojo.

sábado, septiembre 06, 2008

Perder el tiempo

Tiempo relativo
Una de la mejores definiciones de economía que conozco afirma que es la asignación eficiente de recursos escasos.
Creo que la mayoría de nosotros estaremos de acuerdo en argumentar que uno de los recursos más escasos es el tiempo. No obstante, uno de los pretextos/excusas más utilizados es la falta de tiempo. Si no lo tenemos poco más se puede hacer.
¿Pero es realmente cierto que el tiempo es escaso? Cada vez estoy más convencido de que no es así. Con ello no quiero decir que no sea un factor limitante, sino que no suele ser el factor crítico a tener en cuenta.

Mi primera evidencia es que cuanto mayor es el tiempo disponible mayor es la probabilidad de malgastarlo. Verán, este verano - con jornada reducida en mi trabajo (de 8 a 15 horas)- he perdido miserablemente el tiempo. No es que tuviera en mente hacer muchas cosas, pero me hubiese gustado postear más, ponerme al día con muchas series que tengo pendientes, mejorar mi inglés...
Pero no ha sido posible. La desidia ha podido conmigo. He perdido mi valioso tiempo.

La segunda evidencia es ésta: Cuanto menos haces, menos deseas hacer. Podríamos decir que se trata de los rendimientos decrecientes de la productividad.

Pero ha sido al leer este artículo de Pick the Brain: How to Find Time for New Habits cuando me he dado cuenta de que el recurso escaso -tal como me temía- no es el tiempo. Las negritas son mías:
Why aren’t you completely efficient? It’s because time isn’t the limiting factor. If it were the limiting factor, people could work non-stop without breaks or any unproductive distractions. Instead people, even those who are highly productive, need to take breaks, occasionally procrastinate and slow down on tasks throughout the day.
The real limiting factor for productivity is your energy levels and ability to pay attention. Energy levels limit your productivity because when you’re tired, you can have ample time and still not get everything done. Your attention span is even more limited, because even if there are a million things that need to be done, you can only focus on one or two at a time.

Sí, los factores limitantes son tanto el nivel de energía como la capacidad de mantener la atención.
Veámoslo:
  1. El nivel de energía. Tal como sucede con las máquinas, debemos tener las pilas cargadas. Se me ocurren varias circunstancias. Desde la temperatura ambiental - en mi caso si hace calor me da un bajón, la hora del día (mañana o tarde) o la época del año.
  2. La capacidad de mantener la atención. Diversos agentes externos, como el ruido ambiental o los teléfonos en una oficina, dificultan nuestra capacidad de atención. Me sorprendo cuando alguien afirma estudiar con la televisión encendida. Que no me lo creo, vaya. Ojo, escuchar música -preferiblemente clásica - a bajo volumen me suele ayudar a concentrarme. Por cierto,  hacer sudokus me ha ayudado a aprender a mantener al atención durante más tiempo. También me ha enseñado a ser metódico.


Sólo espero no haberles hecho perder el tiempo.

domingo, mayo 04, 2008

Post zen 4 de mayo de 2008

I'm not writing it down to remember it later, I'm writing it down to remember it now

Leido en Field Notes


Actualización 11 mayo 2008: