Consejos para el Email

Viendo el interesantísimo post de Lifehack.org: 10 Simple Tips for Using Email me ha animado a hacer mi propia versión. Por supuesto, algunos coinciden con los de Lifehack.

Antes de empezar comento unas cosillas.

1. Me parece importantísimo tener al menos dos cuentas de correo personales. Además de una cuenta personal privada me parece una buena idea tener otra cuenta (llamémosla cuenta personal pública)para registros en webs, envíos de listas de correos...Con ello nos evitamos mucha basura. La cuenta personal privada sólo la daremos a personas de confianza.


2. ¡ Ojo ! No abusemos de la cuenta del trabajo para asuntos personales. Puede llegar a ser causa de despido. Lo mejor sería no utilizar la cuenta de correo que nos ha dado nuestra empresa para usos privados. Distingamos claramente entre el ámbito privado y el profesional/laboral.


3. El email no es el medio más adecuado para mantener ciertas conversaciones/comunicaciones. En función de nuestras necesidades, tenemos a nuestra disposición un amplio abanico de utilidades:
   
   • Foros, Grupos y Wikis son muy útiles cuando exige coordinar a varias personas con un fin común. Todos ellos son muy fáciles de crear y usar.
   • Chats. Sí, incluso el messenger puede ser muy útil.
   
   
4. No enviar emails masivos sin criterio. Antes de enviarlo, asegúrate de que no estás enviando hoaxes. Y por supuesto, oculta las direcciones cuando envíes algo a personas que no se conocen entre sí. Siempre que recibo un mail masivo en el que las direcciones pueden verse (¡¡ incluso se ve toda la cadena de emails !!) no dudo en "regañar cariñosamente" a quien me lo envió. Lo tengo muy claro: Dar una dirección de correo es como dar un teléfono: sólo debe hacerlo público su propietario.

He clasificado los consejos conforme a las secciones de un email.

Sobre las direcciones:

• Enviar el email a todas las personas involucradas. En este sentido el email es como una justificante . Que nadie pueda alegar que no se ha enterado de algo por nuestra culpa, por no haber incluido su dirección.


• Como norma general cuando respondamos a alguien no debemos olvidar enviar copia a todas las personas que nuestro interlocutor incluyó.


• ¿He insistido lo suficiente en que debemos ocultar las direcciones cuando las personas no tienen porqué conocerse?

Sobre el título del email:

• Tal como sucede cuando se escribe en un foro, un buen titulo anima a leer el contenido.


• Debería ser un resumen telegrafiado del contenido del email. Yo intento utilizar palabras clave (o sea, tags).

Sobre el mensaje:

• Nunca está de más intentar escribir lo mejor posible. Emplear el corrector ortográfico es gratuito y está bien visto ;-)


• Ser breve y conciso. No hay que irse por las ramas.
  Para los mails de trabajo puede bastar con incluir qué queremos, porqué y alguna fecha.


• Remarcar lo importante. Subrayar o poner en negrita las palabras clave y alguna fecha funciona perfectamente.

Un último consejo. Si el mail es realmente importante y/o contiene alguna información "complicada", siempre intento llamar por teléfono a mi interlocutor para verlo detenidamente. Si bien he dicho antes que el email es como un justificante, ello no debe significar que nuestra responsabilidad se acabe al pulsar el icono de "enviar".

¿Algún consejo más?